Intervenir comme sous-traitant CPF ne consiste pas seulement à animer une formation. Depuis le 1er avril 2024, un cadre renforcé impose des conditions d’éligibilité, un contrat détaillé et une traçabilité rigoureuse. Voici comment préparer votre dossier, distinguer vos responsabilités de celles du donneur d’ordre et sécuriser chaque mission.
Sous-traitant CPF : quel est votre rôle dans une formation financée ?
Le sous-traitant exécute tout ou partie d’une action proposée sur Mon Compte Formation par un organisme référencé. Sa mission peut couvrir l’animation, l’accompagnement pédagogique, le suivi des stagiaires, la conception de supports ou certaines évaluations.
Vous n’êtes toutefois pas titulaire de l’offre CPF. Vous intervenez pour le compte de l’organisme donneur d’ordre, dans les limites fixées par un contrat écrit.
La répartition des rôles entre le sous-traitant et l’organisme donneur d’ordre
L’organisme référencé publie l’offre, contractualise avec le bénéficiaire et facture les frais pédagogiques à la Caisse des Dépôts. Il conserve la maîtrise du programme, du calendrier et du suivi administratif.
De votre côté, vous réalisez la prestation prévue et facturez le donneur d’ordre. Vous devez notamment :
- respecter le programme et les modalités convenues ;
- mobiliser les compétences et les moyens annoncés ;
- tracer les présences, les activités et les évaluations ;
- signaler les absences, abandons ou incidents ;
- transmettre les justificatifs demandés.
Cette distinction constitue le socle de toute sous-traitance CPF correctement organisée.
La responsabilité finale de l’organisme référencé sur Mon Compte Formation
Selon l’article L. 6323-9-2 du Code du travail, la sous-traitance reste placée sous la responsabilité du prestataire référencé. Le donneur d’ordre répond donc de la conformité et de la bonne exécution de l’action auprès de la Caisse des Dépôts.
Il doit contrôler votre éligibilité, vos moyens et les preuves de réalisation. Cette responsabilité finale ne vous exonère pas pour autant de vos propres obligations contractuelles, administratives ou professionnelles.
Quelles conditions remplir pour devenir sous-traitant CPF ?
Détenir un numéro de déclaration d’activité valide
Vous devez disposer d’un numéro de déclaration d’activité ou NDA valide lorsque vous exercez comme prestataire de formation professionnelle. Attention : ce numéro identifie votre activité auprès de l’administration, mais ne constitue ni un agrément ni une certification qualité.
Vérifiez que votre NDA correspond à votre structure actuelle, que vos informations sont à jour et que la déclaration n’est pas devenue caduque.
Être à jour de ses obligations fiscales et sociales
Le donneur d’ordre doit pouvoir vérifier votre régularité. Il vous demandera généralement une attestation de vigilance Urssaf, un justificatif fiscal, une preuve d’immatriculation et, selon la mission, une assurance responsabilité civile professionnelle.
Ces documents ont une durée de validité. Pour éviter de courir après les attestations à la veille d’une session, constituez un dossier actualisé et facilement transmissible.
Justifier de compétences pédagogiques et de moyens adaptés
Une existence juridique ne prouve pas votre capacité à former. Vos CV, diplômes, références, supports et expériences doivent montrer que vos compétences correspondent précisément au sujet enseigné.
Vous devez aussi disposer de moyens adaptés : salle, outils numériques, plateforme de visioconférence, procédures d’évaluation et solutions d’accueil des personnes en situation de handicap. Autrement dit, votre dossier doit être aussi solide sur le terrain que sur le papier.
Ne pas avoir été déréférencé de Mon Compte Formation
Une mission CPF ne peut pas être confiée à un prestataire faisant l’objet d’un déréférencement temporaire du service. Le contrat peut prévoir une attestation de non-déréférencement ainsi que votre obligation d’informer immédiatement le donneur d’ordre de toute suspension ou sanction.
Qualiopi et habilitation : quels justificatifs sont nécessaires ?
La certification Qualiopi et l’exception applicable à certains micro-entrepreneurs
En principe, le sous-traitant intervenant sur une action CPF doit détenir la certification Qualiopi applicable à la catégorie d’action concernée. Les articles R. 6333-6-2 à R. 6333-6-4 du Code du travail prévoient toutefois une exception pour certains travailleurs indépendants relevant du régime micro-social et restant sous le seuil de chiffre d’affaires applicable.
Tous les micro-entrepreneurs ne sont donc pas automatiquement dispensés. Le régime social, le chiffre d’affaires, la date du contrat et la nature de la prestation doivent être vérifiés. Même dispensé, le formateur reste tenu de démontrer ses compétences, la qualité de son intervention et sa traçabilité.
Notre article consacré à Qualiopi pour un sous-traitant permet d’approfondir cette distinction.
Les autorisations requises pour préparer une certification RNCP ou RS
Qualiopi et l’habilitation du certificateur répondent à deux questions différentes. Qualiopi porte sur la qualité du processus de formation. L’habilitation autorise, selon les règles du certificateur, à former, à organiser les évaluations ou à utiliser la certification inscrite au RNCP ou au Répertoire spécifique.
Une habilitation peut ne pas être exigée lorsque votre intervention ne couvre qu’une partie de l’action ne correspondant pas à un bloc de compétences complet. Rien n’est automatique : contrôlez la fiche de la certification, votre périmètre exact et les règles du certificateur.
Le contrat doit aussi préciser qui inscrit les candidats, organise les épreuves et transmet les résultats.
Le contrat de sous-traitance CPF : un document obligatoire
Les mentions à prévoir dans le contrat
Un contrat écrit doit être conclu avant l’intervention. Un devis vague ou un simple échange de courriels ne suffit pas nécessairement. Le document doit identifier les parties et préciser notamment :
- les missions confiées et le contenu de la formation ;
- la certification, le diplôme ou la sanction visée ;
- les moyens humains, pédagogiques et techniques mobilisés ;
- les conditions de réalisation, de suivi et d’évaluation ;
- la durée et la période d’exécution ;
- le montant de la prestation.
Il est également prudent d’encadrer la confidentialité, les données personnelles, les annulations, le remplacement d’un intervenant et la conservation des preuves.
Les modalités de suivi, d’évaluation et de rémunération à formaliser
Le contrat doit décrire la réalité opérationnelle : nombre et durée des séances, format présentiel ou distanciel, effectif, émargement, évaluations, documents à remettre et délais de transmission.
Le tarif, les frais, les conditions de paiement et le traitement des abandons doivent également être clairs. Une rémunération cohérente avec les prestations réalisées facilite la facturation et réduit considérablement les zones grises en cas de contrôle.
Un contrat communicable à la Caisse des Dépôts
Le donneur d’ordre déclare ses sous-traitants et doit pouvoir transmettre le contrat à la Caisse des Dépôts. Le dossier doit permettre de relier sans ambiguïté l’offre CPF, le bénéficiaire, la session, votre intervention, vos factures et les preuves pédagogiques.
Quelles règles respecter pendant et après la formation ?
L’interdiction de sous-traiter à nouveau la prestation
La sous-traitance en cascade est interdite. Vous ne pouvez donc pas confier discrètement votre mission à une autre société ou à un autre formateur. Tout remplacement exceptionnel doit être prévu, validé par le donneur d’ordre et confié à un intervenant présentant les garanties requises.
La traçabilité de la réalisation et de la qualité de la formation
Conservez les convocations, émargements, relevés de connexion, travaux, résultats d’évaluation, questionnaires de satisfaction et bilans. En distanciel, les journaux de connexion et traces d’activité complètent utilement une simple signature.
Les pièces doivent raconter la même histoire : mêmes participants, mêmes dates, mêmes horaires et même programme. Une incohérence minime peut devenir un véritable grain de sable lors d’un contrôle.
La transmission annuelle du bilan pédagogique et financier
En tant que prestataire de formation, vous devez transmettre chaque année votre bilan pédagogique et financier lorsque cette obligation s’applique à votre situation. L’absence de BPF peut entraîner la caducité du NDA.
Conservez l’accusé de transmission et assurez-vous que les informations déclarées correspondent à votre activité réelle. Le BPF ne remplace ni Qualiopi ni une habilitation RNCP ou RS.
Les contrôles et limites à connaître avant d’accepter une mission CPF
Les vérifications effectuées par le donneur d’ordre
Attendez-vous à un contrôle du NDA, du BPF, de votre régularité fiscale et sociale, de Qualiopi ou de votre dispense, de vos habilitations et de vos compétences. Le donneur d’ordre peut également examiner vos outils, vos supports et vos procédures de suivi.
Ce contrôle n’est pas un manque de confiance. Il protège les bénéficiaires, l’organisme référencé et vous-même.
Le plafond de sous-traitance applicable à l’activité CPF du donneur d’ordre
L’arrêté du 3 janvier 2024 fixe le plafond de sous-traitance à 80 % du chiffre d’affaires réalisé sur Mon Compte Formation, calculé sur les frais pédagogiques facturés à la Caisse des Dépôts.
Cette limite s’applique au donneur d’ordre, et non mission par mission au sous-traitant. Avant de signer, vous pouvez néanmoins demander une confirmation écrite que votre intervention respecte sa capacité de sous-traitance.
Les conséquences possibles d’un manquement
Selon sa gravité, un manquement peut provoquer une demande de justificatifs, une suspension de paiement, un remboursement, une résiliation ou un déréférencement. Les formations fictives, faux émargements, habilitations inexistantes et chaînes de sous-traitance exposent à des conséquences plus lourdes, y compris civiles ou pénales.
La checklist du sous-traitant CPF avant sa première intervention
Les documents à réunir et à transmettre
- justificatif d’immatriculation et NDA valide ;
- dernier BPF et accusé de transmission ;
- attestations Urssaf et fiscale à jour ;
- certificat Qualiopi ou justificatif de dispense ;
- habilitation du certificateur, si nécessaire ;
- CV, diplômes et références des intervenants ;
- assurance responsabilité civile professionnelle ;
- description des moyens pédagogiques et techniques ;
- attestation d’absence de déréférencement.
Les points à valider avec le donneur d’ordre
- l’identité de l’organisme référencé et l’offre CPF concernée ;
- le programme vendu et la certification visée ;
- le périmètre, les dates, les horaires et les participants ;
- les règles d’émargement, d’évaluation et de signalement des absences ;
- les preuves à remettre et leur délai de transmission ;
- le tarif, la facturation et les conditions de paiement ;
- la déclaration de votre intervention à la Caisse des Dépôts ;
- l’interdiction de sous-traiter à votre tour.
L’accompagnement de Portage Formateur pour simplifier la conformité et l’accès aux financements
La réglementation CPF peut vite devenir un labyrinthe. Portage Formateur accompagne les formateurs indépendants, entrepreneurs et organismes de formation grâce à des solutions de portage, d’hébergement ou de sous-traitance adaptées à leur situation.
Notre solution de portage CPF permet de simplifier l’accès aux dispositifs réglementaires et aux financements, tout en encadrant les démarches administratives et les pièces de conformité. L’accès effectif au CPF reste naturellement conditionné au respect des textes, aux caractéristiques de l’action et, le cas échéant, aux exigences du certificateur.
Le cadre présenté ici concerne les contrats de sous-traitance conclus depuis le 1er avril 2024. Avant chaque nouvelle mission, vérifiez les articles L. 6323-9-2 et R. 6333-6-2 à R. 6333-6-4 du Code du travail, les conditions de Mon Compte Formation et les règles du certificateur : en matière de conformité, mieux vaut une vérification de trop qu’une pièce manquante.
