Pour devenir organisme de formation Qualiopi, il faut suivre un ordre précis : structurer son offre, signer une première convention ou un premier contrat, déclarer son activité, puis préparer la certification qualité. Attention toutefois : NDA, Qualiopi et accès aux financements désignent trois étapes différentes. Les confondre peut entraîner des démarches inutiles… ou bloquer votre projet.
NDA, Qualiopi et financements : trois notions à ne pas confondre
Le numéro de déclaration d’activité permet de déclarer son activité de formation
Le numéro de déclaration d’activité, ou NDA, est attribué par la DREETS après l’enregistrement de votre activité de formation professionnelle. Il concerne notamment les actions de formation, les bilans de compétences, la validation des acquis de l’expérience et l’apprentissage.
Ce numéro n’est ni un agrément de l’État ni une certification qualité. Il atteste que votre déclaration d’activité a été enregistrée. Une fois obtenu, il doit apparaître sur vos conventions, contrats, factures et autres documents concernés, accompagné de la mention précisant que cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État.
Qualiopi est-elle obligatoire pour exercer ?
Non. Vous pouvez vendre directement des formations à des entreprises ou à des particuliers sans être certifié Qualiopi, dès lors qu’aucun financement public ou mutualisé n’est mobilisé.
Qualiopi devient en revanche nécessaire pour solliciter les financements des OPCO, de France Travail, des Régions, de l’État, de la Caisse des dépôts pour le CPF ou d’autres financeurs concernés. La certification porte sur votre processus qualité : elle vérifie la manière dont vous concevez, organisez, réalisez et améliorez vos prestations.
Pourquoi Qualiopi ne garantit pas à elle seule l’accès au CPF
Qualiopi est souvent une condition nécessaire, mais elle ne transforme pas automatiquement une formation en formation éligible au CPF. Pour proposer une action sur Mon Compte Formation, vous devez également disposer d’un NDA valide, respecter les règles de référencement et proposer une action répondant aux critères d’éligibilité du dispositif.
La formation doit généralement préparer à une certification ou à un bloc de compétences enregistré au RNCP ou au Répertoire spécifique. Une habilitation du certificateur peut aussi être requise. Autrement dit, le NDA déclare l’activité, Qualiopi atteste la qualité des processus et le financeur applique ses propres règles.
Notre article consacré au lien entre Qualiopi et le CPF détaille cette distinction essentielle.
Comment devenir organisme de formation Qualiopi étape par étape ?
Créer une structure juridique et obtenir un numéro SIREN
La première étape consiste à exercer au moyen d’une structure identifiée : entreprise individuelle, micro-entreprise, EURL, SASU, association ou autre forme adaptée à votre projet. Son immatriculation vous permet d’obtenir un numéro SIREN et un numéro SIRET.
Le choix dépend notamment de votre chiffre d’affaires prévisionnel, de vos charges, de votre besoin de protection et de vos ambitions de développement. Le code APE attribué ne constitue toutefois pas une autorisation de former : c’est la réalité de l’activité qui compte.
Construire une offre de formation conforme et documentée
Avant de chercher votre premier client, formalisez une prestation qui relève réellement de la formation professionnelle. Votre programme doit notamment préciser :
- le public visé et les prérequis ;
- les objectifs pédagogiques et les compétences travaillées ;
- le contenu, la durée et les modalités de réalisation ;
- les moyens pédagogiques et techniques ;
- les méthodes de suivi et d’évaluation ;
- les conditions d’accès et les possibilités d’adaptation au handicap.
Ces éléments doivent former un ensemble cohérent. Un objectif annonçant une compétence pratique, par exemple, ne peut pas être évalué uniquement par un questionnaire de satisfaction.
Signer une première convention ou un premier contrat de formation
Vous ne demandez pas votre NDA sur la base d’une simple intention. Il faut d’abord conclure une première prestation. Une convention de formation est généralement signée avec une entreprise ou une personne morale. Le contrat de formation professionnelle s’applique plutôt lorsqu’un particulier finance lui-même son parcours.
Le document précise notamment la nature de l’action, ses objectifs, son contenu, sa durée, son prix, ses modalités de suivi et d’évaluation ainsi que les conditions d’annulation.
Déclarer son activité auprès de la DREETS dans les trois mois
La déclaration doit être déposée dans les trois mois suivant la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation, généralement sur le téléservice Mon Activité Formation.
Le dossier comporte notamment le justificatif d’attribution du SIREN, le premier contrat ou la première convention, le programme, des informations sur les intervenants et leurs qualifications ainsi que les pièces d’identification demandées. La DREETS peut solliciter des compléments ou refuser l’enregistrement si l’action ne relève pas de la formation professionnelle.
Obtenir son NDA et l’indiquer sur les documents obligatoires
Après validation, vous recevez votre NDA. Il doit être reproduit avec la formulation réglementaire sur les documents liés à votre activité de formation. Ne le confondez ni avec votre SIREN, ni avec une habilitation à préparer une certification, ni avec votre certificat Qualiopi.
Le NDA doit ensuite être maintenu actif, notamment grâce à la transmission annuelle du bilan pédagogique et financier.
Préparer et obtenir la certification Qualiopi
Choisir un organisme certificateur accrédité ou autorisé
La certification est délivrée par un organisme tiers accrédité ou autorisé. Comparez les catégories d’actions couvertes, les tarifs, les frais annexes, les délais, les conditions d’audit et les modalités de traitement des non-conformités. Le prix ne doit pas être votre seul critère : la clarté du contrat et la disponibilité du certificateur comptent tout autant.
Identifier les indicateurs du Référentiel national qualité applicables
Le Référentiel national qualité comprend sept critères et 32 indicateurs. Tous ne s’appliquent pas de la même façon selon que vous proposez des actions de formation, des bilans de compétences, de la VAE ou de l’apprentissage.
Les nouveaux entrants bénéficient par ailleurs de modalités particulières pour certains indicateurs. L’enjeu n’est pas d’empiler des procédures jusqu’au plafond, mais d’identifier les exigences applicables et de pouvoir démontrer leur mise en œuvre.
Constituer les procédures et les preuves attendues
Vous devrez réunir des preuves telles que vos programmes, analyses des besoins, évaluations, convocations, émargements, supports, questionnaires de satisfaction, dossiers des formateurs, éléments de veille et registre des réclamations.
Une procédure écrite mais jamais appliquée ne suffit pas. L’auditeur cherche un fil conducteur entre ce que vous annoncez, ce que vous faites et ce que vous conservez. Un accompagnement à la certification Qualiopi peut vous aider à construire un système proportionné à votre activité plutôt qu’une usine à gaz documentaire.
Passer l’audit initial et traiter les éventuelles non-conformités
L’audit initial repose sur des entretiens et l’examen de vos pratiques et documents. Les écarts relevés peuvent être mineurs ou majeurs. Ils doivent donner lieu à une analyse de leur cause, à des actions correctives et à la transmission des preuves demandées dans les délais fixés par le certificateur.
Une non-conformité n’est donc pas nécessairement la fin du parcours. Elle signale un écart à corriger de manière structurée et vérifiable.
Que vérifie concrètement l’auditeur Qualiopi ?
L’information du public et l’analyse des besoins
Votre site, votre catalogue ou vos propositions commerciales doivent présenter une information accessible et exacte : objectifs, public, prérequis, durée, tarifs, modalités d’accès, méthodes d’évaluation et accessibilité. Vous devez aussi montrer comment vous analysez le besoin du client et le niveau initial du participant.
Les objectifs, le déroulement et l’évaluation des formations
L’auditeur contrôle la cohérence entre les besoins, les objectifs, le contenu, les méthodes et les évaluations. Selon la compétence visée, vous pourrez utiliser un quiz, une étude de cas, une mise en situation ou une production concrète. L’évaluation doit mesurer les acquis, pas seulement recueillir l’impression du stagiaire.
Les compétences des formateurs et les moyens pédagogiques
CV, diplômes, certifications, références et formations suivies permettent de justifier les compétences des intervenants. Vous devez également montrer comment celles-ci sont entretenues. Les moyens mobilisés doivent être adaptés au format proposé, qu’il s’agisse de présentiel, de classe virtuelle ou d’e-learning.
L’accueil des personnes en situation de handicap
Vous devez être capable d’identifier les besoins particuliers, d’étudier des adaptations raisonnables et, si nécessaire, d’orienter le bénéficiaire vers un acteur spécialisé. Cela peut concerner les supports, le rythme, les outils numériques, les locaux ou les modalités d’évaluation.
La veille, les réclamations et l’amélioration continue
Votre veille réglementaire, pédagogique, professionnelle et liée au handicap doit produire des effets concrets. De même, les appréciations et réclamations doivent être recueillies, analysées et traitées. La qualité ne consiste pas à archiver des questionnaires : elle consiste à utiliser les retours pour améliorer les prestations.
L’encadrement des sous-traitants
Si vous faites intervenir des formateurs externes, définissez contractuellement leurs missions et les exigences applicables. Vérifiez leurs compétences, leur respect des processus, la gestion des présences, des évaluations et des réclamations. Les règles sont particulièrement sensibles dans le cadre du CPF ; notre page sur la sous-traitance Qualiopi présente les principaux points de vigilance.
Quelles obligations respecter après l’obtention du NDA et de Qualiopi ?
Transmettre chaque année le bilan pédagogique et financier
Le bilan pédagogique et financier, ou BPF, retrace chaque année l’activité de formation : stagiaires, heures dispensées, types d’actions et données financières demandées. Il doit être transmis dans la campagne prévue, y compris lorsque l’activité est faible ou nulle.
Une absence de dépôt peut entraîner la caducité du NDA.
Tenir à jour les documents administratifs et pédagogiques
Programmes, contrats, conventions, règlement intérieur, conditions générales, supports, procédures et dossiers des intervenants doivent rester à jour. En pratique, toute évolution de votre offre doit être répercutée dans l’ensemble des documents concernés.
Assurer la traçabilité des formations et conserver les preuves
Conservez les conventions signées, convocations, émargements ou preuves de connexion, travaux, résultats d’évaluation, certificats de réalisation, questionnaires et échanges avec les clients. Pour une action financée, appliquez également les exigences de conservation propres au financeur.
Respecter les obligations comptables et contractuelles
Vous devez émettre des factures conformes, suivre distinctement votre activité de formation lorsque cela est nécessaire, appliquer les règles de TVA correspondant à votre situation et protéger les données personnelles. Vos documents commerciaux doivent aussi éviter les promesses impossibles à garantir, notamment concernant l’emploi, la certification ou la prise en charge financière.
Préparer l’audit de surveillance puis le renouvellement
Qualiopi est délivrée selon un cycle de trois ans. Un audit de surveillance intervient pendant ce cycle, généralement autour de son milieu, puis un audit de renouvellement doit être réalisé avant l’expiration du certificat.
N’attendez pas la veille de l’audit pour rassembler vos preuves. Une revue régulière des dossiers, des indicateurs, des réclamations et des actions correctives transforme l’audit en contrôle de routine plutôt qu’en course contre la montre.
Créer son propre organisme ou passer par une solution de portage ?
La certification en propre pour piloter toute son activité
Créer son organisme et obtenir sa propre certification convient aux professionnels qui souhaitent développer leur marque, contracter directement, constituer une équipe et maîtriser l’ensemble de leurs processus. Cette autonomie a une contrepartie : vous assumez le NDA, le BPF, les audits, la gestion documentaire et le suivi des financements.
Le portage pour démarrer sans créer immédiatement son organisme
Le portage permet de réaliser des formations dans le cadre administratif d’une structure existante. Il faut néanmoins vérifier précisément qui contractualise, facture, porte le NDA, détient la certification, conserve les preuves et répond aux contrôles.
Chez Autonomia, le portage Qualiopi permet aux formateurs de démarrer ou de développer leur activité sans devoir construire immédiatement leur propre organisme et supporter seuls toute la charge réglementaire.
L’hébergement Qualiopi pour conserver son entreprise et son NDA
L’hébergement Qualiopi s’adresse aux professionnels qui souhaitent conserver leur entreprise et leur NDA tout en intégrant un cadre qualité existant. Le contrat doit encadrer les responsabilités, les catégories d’actions couvertes, les preuves, les audits et les éventuelles non-conformités.
Il ne s’agit pas de « louer » librement le certificat d’un tiers.
La sous-traitance pour déléguer la conformité et l’accès aux financements
En sous-traitance, vous réalisez la formation tandis qu’un organisme donneur d’ordre porte la relation contractuelle et l’accès au financement concerné. Cette solution peut considérablement alléger votre quotidien, mais elle ne supprime pas les contrôles : compétences, documents, traçabilité et respect des règles du financeur restent indispensables.
Le bon choix dépend donc de votre projet. Si vous voulez bâtir votre propre organisme sur le long terme, la certification en propre peut être pertinente. Si vous souhaitez tester votre offre, accélérer votre lancement ou vous concentrer sur la pédagogie, le portage, l’hébergement ou la sous-traitance offrent une voie plus directe.
Dans tous les cas, gardez votre boussole : NDA, Qualiopi et accès aux financements répondent à des règles distinctes.
