CPF et Qualiopi répondent à des règles différentes, mais complémentaires. La certification qualité ouvre l’accès aux financements publics ; elle ne rend pas automatiquement une formation éligible au CPF. NDA, certification professionnelle, habilitation, EDOF, sous-traitance : voici les obligations à maîtriser pour publier une offre conforme et éviter les mauvaises surprises.
CPF et Qualiopi : quel lien entre les deux dispositifs ?
Le CPF, un dispositif de financement de la formation
Le compte personnel de formation permet à un actif d’utiliser les droits acquis au cours de sa vie professionnelle pour financer certaines actions. Le bénéficiaire recherche son parcours sur Mon Compte Formation, tandis que l’organisme publie et administre son offre dans EDOF, l’Espace des organismes de formation géré par la Caisse des Dépôts.
Toutes les formations professionnelles ne sont pas finançables par le CPF. Le dispositif couvre des catégories déterminées par la loi, notamment les formations préparant à une certification professionnelle enregistrée, les bilans de compétences, la validation des acquis de l’expérience et certains permis de conduire.
L’éligibilité dépend donc de la nature précise de l’action, et non de son seul intérêt pédagogique.
Qualiopi, une certification de la qualité des processus
Qualiopi certifie l’organisation qualité d’un prestataire souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Elle examine notamment l’information donnée au public, la définition des objectifs, l’adaptation du parcours, les compétences des intervenants, la prise en compte des retours et l’amélioration continue.
Elle ne constitue ni un agrément de l’État ni une validation académique de chaque programme. L’auditeur vérifie surtout que vos processus respectent le Référentiel national qualité et que vous pouvez le prouver. Les exigences applicables doivent correspondre à la catégorie certifiée : actions de formation, bilans de compétences, VAE ou apprentissage.
Notre guide sur Qualiopi pour un formateur indépendant détaille cette logique.
Pourquoi Qualiopi est nécessaire mais pas suffisante
Pour résumer, Qualiopi ouvre une porte, mais ne fournit pas toutes les clés. Une formation certifiée Qualiopi peut rester totalement inéligible au CPF si elle ne mène à aucune action prévue par les textes. À l’inverse, une action éligible ne peut pas être proposée régulièrement par un organisme qui ne remplit pas les conditions administratives et qualité.
| Élément | Fonction | Ce qu’il ne garantit pas |
|---|---|---|
| Qualiopi | Qualité des processus | Éligibilité automatique au CPF |
| RNCP ou Répertoire spécifique | Reconnaissance d’une certification | Droit automatique de la préparer |
| EDOF | Publication et gestion des offres CPF | Conformité permanente de l’offre |
Quelles conditions remplir pour proposer une formation au CPF ?
Être déclaré comme organisme de formation et disposer d’un NDA actif
Le numéro de déclaration d’activité, ou NDA, identifie un prestataire de formation auprès de l’administration. La déclaration doit être déposée auprès de la DREETS dans les trois mois suivant la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, avec les justificatifs requis.
Le NDA ne vaut pas agrément. Il doit rester actif, ce qui suppose notamment de transmettre chaque année le bilan pédagogique et financier. L’absence de transmission peut rendre la déclaration caduque et compromettre l’accès à EDOF. Vos contrats, programmes, feuilles d’émargement et factures doivent également correspondre à une véritable activité de formation professionnelle.
Détenir la certification Qualiopi pour la catégorie d’action concernée
Votre certificat doit être valide et couvrir l’action réellement commercialisée. Une certification obtenue uniquement pour les actions de formation ne couvre pas automatiquement un bilan de compétences. Ce point paraît technique, mais il est décisif : la catégorie mentionnée sur le certificat fixe le périmètre certifié.
Le nom et le SIREN figurant sur les pièces administratives doivent par ailleurs rester cohérents. Une restructuration, un changement d’entité ou une cession ne se règle pas par une simple modification de logo.
Proposer une action réellement éligible au CPF
Avant de construire votre fiche commerciale, vérifiez le fondement juridique de l’éligibilité. Pour une formation certifiante, identifiez le code RNCP ou RS, la date d’échéance de l’enregistrement et les blocs de compétences éventuellement visés. Pour les autres actions, contrôlez les conditions propres à leur catégorie.
- Certification RNCP ou RS : correspondance exacte avec le référentiel et habilitation éventuelle.
- Bilan de compétences : respect du cadre légal, de la durée maximale de 24 heures et des trois phases réglementaires.
- VAE : accompagnement conforme au parcours de validation visé.
- Permis de conduire éligible : respect des catégories et conditions en vigueur.
Les règles pouvant évoluer, une vérification doit être effectuée avant chaque nouvelle publication ou refonte importante de l’offre.
Respecter les conditions générales de la Caisse des Dépôts
L’organisme adhère aux conditions générales d’utilisation d’EDOF et aux conditions particulières applicables aux professionnels. Elles encadrent le prix, les délais, les annulations, le service fait, les remboursements, la sous-traitance et la prospection commerciale.
Vous devez consulter leurs versions actualisées : l’acceptation initiale ne fige pas les règles. Dans la pratique, la conformité CPF et Qualiopi repose donc sur quatre piliers : NDA actif, Qualiopi valide, action éligible et gestion EDOF régulière.
Certification RNCP ou Répertoire spécifique : quelles exigences ?
Vérifier l’enregistrement et la validité de la certification
Le RNCP réunit des certifications préparant à un métier et classées par niveau de qualification. Le Répertoire spécifique recense plutôt des compétences professionnelles complémentaires, sans nécessairement correspondre à un métier complet.
Consultez la fiche officielle avant toute publication. Vérifiez le code, l’intitulé exact, le certificateur, les compétences couvertes, les voies d’accès et la date de fin d’enregistrement. Une certification arrivée à échéance ne peut pas servir indéfiniment de socle à de nouveaux dossiers CPF, même si votre ancienne fiche EDOF est toujours visible.
Obtenir l’habilitation du certificateur lorsque celle-ci est requise
L’enregistrement d’une certification ne la place pas en libre-service. Son propriétaire peut réserver la préparation, l’évaluation ou l’organisation des épreuves à des partenaires autorisés. Vous devez alors obtenir une habilitation formalisée par le certificateur et vous assurer que votre organisme figure, lorsque nécessaire, parmi ses partenaires déclarés.
Contrat de partenariat, durée de l’autorisation, territoire, obligations de reporting et redevances doivent être examinés avant de vendre. Utiliser un code RNCP ou RS sans droit expose au déréférencement, au remboursement des sommes perçues et à une rupture avec le certificateur.
Respecter les modalités d’évaluation et de passage de la certification
Votre programme doit préparer aux compétences et évaluations prévues par le référentiel : mises en situation, études de cas, dossier professionnel, jury ou examen surveillé. Une simple attestation de présence ne remplace jamais une certification.
Conservez les convocations, procès-verbaux, grilles d’évaluation et preuves de présentation aux épreuves. Si votre offre promet une certification, le bénéficiaire doit disposer d’une possibilité réelle de la passer dans les conditions annoncées. C’est un point de contrôle majeur.
Comment référencer son offre sur EDOF ?
Demander l’accès à l’espace des organismes de formation
L’accès à EDOF n’est pas une inscription commerciale ordinaire. La Caisse des Dépôts vérifie l’identité de la structure, son NDA, sa certification Qualiopi et les droits de la personne effectuant la démarche. Des pièces complémentaires peuvent être demandées pendant la procédure ou lors d’un contrôle ultérieur.
Préparez un dossier cohérent : extrait d’immatriculation, coordonnées bancaires au nom de l’organisme, certificat Qualiopi, identité du représentant et habilitations certifiantes. Une divergence de SIREN ou de raison sociale peut bloquer l’accès.
Renseigner une offre conforme et transparente
La fiche EDOF engage l’organisme. Elle doit indiquer des objectifs mesurables, le contenu, les prérequis, la durée, le rythme, les modalités pédagogiques, le lieu, le prix, l’accessibilité et la certification préparée. Les coûts obligatoires ne doivent pas apparaître tardivement comme des options surprises.
Évitez les promesses absolues telles que « emploi garanti » ou « réussite assurée ». Par exemple, annoncer 40 heures alors que le bénéficiaire ne reçoit que 15 heures de contenus et quelques documents génériques créerait un écart difficilement défendable.
Gérer les inscriptions, la réalisation et le service fait
Chaque étape laisse une trace : demande du titulaire, vérification des prérequis, validation du dossier, entrée en formation, assiduité, évaluations et sortie. Le service fait désigne la preuve que la prestation financée a réellement été exécutée.
En présentiel, les émargements datés sont utiles. À distance, ajoutez des journaux de connexion, travaux remis, classes virtuelles, échanges pédagogiques et résultats d’évaluation. Un bouton « terminé » ne suffit pas à démontrer plusieurs semaines de formation.
Prévenir les pratiques commerciales interdites et les contrôles
La prospection agressive, la collecte des identifiants du titulaire, l’incitation à acheter une formation sans besoin réel ou les cadeaux destinés à déclencher l’inscription sont à proscrire. Le titulaire doit rester maître de son compte et de son consentement.
La Caisse des Dépôts peut demander des justificatifs, suspendre une offre, bloquer des paiements ou prononcer un déréférencement. Une organisation documentaire solide vaut mieux qu’une course contre la montre lorsqu’un contrôle arrive.
CPF, Qualiopi et sous-traitance : qui est responsable ?
Les obligations de l’organisme donneur d’ordre
L’organisme qui publie et vend l’offre sur EDOF demeure responsable vis-à-vis de la Caisse des Dépôts, même si un autre formateur réalise tout ou partie du parcours. Il doit sélectionner un intervenant compétent, encadrer la mission et vérifier ses obligations administratives.
Le contrat doit préciser la prestation, sa durée, son prix, les moyens mobilisés, les preuves attendues et les règles d’évaluation. La délégation ne doit pas devenir une coquille vide dans laquelle le donneur d’ordre ignore la réalité pédagogique.
La certification Qualiopi du sous-traitant depuis le 1er avril 2024
Depuis le 1er avril 2024, la sous-traitance des actions CPF fait l’objet d’un encadrement renforcé. Le recours à un sous-traitant doit être déclaré dans EDOF. Sauf exception réglementaire, celui-ci doit détenir un NDA et la certification Qualiopi correspondant à l’action réalisée.
Il doit aussi posséder l’habilitation du certificateur lorsqu’elle est nécessaire.
Notre dossier sur la sous-traitance CPF présente les solutions permettant de cadrer cette relation sans perdre le fil de la conformité.
Les exceptions réglementaires à vérifier
Des exemptions limitées existent, notamment selon le statut du prestataire, son régime et son niveau de chiffre d’affaires. Elles ne dispensent pas le donneur d’ordre de contrôler les compétences, la conformité de l’intervention et les autres conditions applicables.
Ne présumez jamais qu’un indépendant est exempté parce qu’il travaille seul. L’exception doit être démontrée et documentée à partir des textes et règles EDOF en vigueur au jour de la mission. En cas de doute, exigez les pièces ou faites valider le montage avant le démarrage.
La traçabilité et le contrôle de la prestation sous-traitée
Vous devez pouvoir répondre à quatre questions simples : qui est intervenu, auprès de quel bénéficiaire, à quelles dates et pour quelle partie du programme ? Ajoutez le contrat, les qualifications, les justificatifs sociaux et fiscaux requis, les preuves d’assiduité et les évaluations.
La sous-traitance Qualiopi ne consiste donc pas à transmettre une facture en fin de mois. Elle exige un pilotage réel, des contrôles et une traçabilité aussi nette qu’un chemin balisé.
Comment maintenir sa conformité dans la durée ?
Préparer les audits Qualiopi de surveillance et de renouvellement
Un certificat Qualiopi est généralement délivré pour trois ans. L’audit de surveillance intervient en principe entre le 14e et le 22e mois suivant la certification, puis l’audit de renouvellement doit être réalisé avant l’échéance pour éviter une interruption.
Ne préparez pas les preuves la veille. Centralisez au fil de l’eau les analyses de besoins, adaptations, évaluations, réclamations, actions correctives et éléments de veille. L’audit vérifie des pratiques vécues, pas un décor monté à la hâte.
Actualiser ses habilitations, ses offres EDOF et ses justificatifs
Mettez en place une revue périodique, par exemple chaque trimestre, ainsi que des alertes 90 à 180 jours avant les échéances sensibles. Une modification du prix, de la durée, du programme ou des modalités d’examen doit être reportée sans attendre sur EDOF.
- contrôler la validité du NDA et transmettre le bilan pédagogique et financier ;
- surveiller l’échéance du certificat Qualiopi et des habilitations ;
- vérifier les dates de validité des fiches RNCP ou RS ;
- mettre à jour les intervenants, prix, prérequis et modalités des offres.
Anticiper les contrôles de la Caisse des Dépôts
Conservez un dossier complet par bénéficiaire : demande, positionnement, contrat, preuves d’exécution, évaluations, certificat obtenu ou présentation à l’épreuve, facture et échanges importants. Classez également les contrats de sous-traitance et les pièces des intervenants.
La durée de conservation doit tenir compte des obligations légales, contractuelles et des règles EDOF applicables. L’objectif est de produire rapidement une chaîne de preuves cohérente, de la publication de l’offre jusqu’au service fait.
Suivre les indicateurs qualité et traiter les réclamations
Analysez les taux de satisfaction, d’abandon, de présentation à la certification et de réussite. Un taux brut ne suffit pas : une hausse des abandons doit entraîner une recherche de causes, puis une action mesurable.
Toute réclamation doit être enregistrée, instruite et clôturée. Par exemple, plusieurs remarques sur un prérequis mal compris peuvent conduire à réécrire la fiche EDOF et à ajouter un test de positionnement. C’est précisément le principe d’amélioration continue attendu par Qualiopi.
Quelle solution choisir pour accéder au CPF ?
Obtenir sa propre certification et gérer directement EDOF
Cette option offre la plus grande autonomie : vous maîtrisez votre catalogue, vos prix, vos bénéficiaires et votre organisation. Elle convient aux structures disposant d’un volume régulier et des ressources nécessaires pour piloter les audits, EDOF, les habilitations et les contrôles.
En contrepartie, vous assumez l’ensemble des coûts directs et du temps administratif. La certification n’est d’ailleurs qu’une partie du chantier : la conformité CPF et Qualiopi se maintient dossier après dossier.
Faire porter l’action par un organisme de formation certifié
Le portage CPF permet de démarrer sans construire immédiatement toute l’infrastructure réglementaire, à condition que les rôles, responsabilités et règles de financement soient clairement définis. L’organisme porteur prend notamment en charge la publication conforme, l’administration et le suivi du dossier.
Cette solution est pertinente pour tester une offre ou se concentrer sur la pédagogie. Elle implique toutefois de respecter les processus du porteur et de lui fournir toutes les preuves demandées.
Recourir à l’hébergement ou à la sous-traitance réglementaire
Avec l’hébergement, vous conservez votre entreprise et votre NDA tout en utilisant, dans un cadre contractuel défini, l’organisation certifiée d’un partenaire. La sous-traitance place plutôt votre intervention sous la responsabilité d’un organisme donneur d’ordre qui commercialise l’action.
Ces montages ne permettent pas de « louer un logo Qualiopi ». Ils doivent correspondre à une réalité opérationnelle, avec contrôle qualité, traçabilité et répartition précise des tâches. Nos solutions d’hébergement Qualiopi répondent à cette logique.
Comparer autonomie, délais, coûts et responsabilités
Le bon choix dépend moins d’une formule universelle que de votre modèle économique. Comparez le nombre prévisionnel de dossiers, la fréquence des formations, vos ressources administratives et votre capacité à absorber un contrôle.
| Solution | Atout principal | Responsabilité |
|---|---|---|
| Certification propre | Autonomie maximale | Entièrement internalisée |
| Portage | Démarrage simplifié | Répartie selon le cadre contractuel |
| Hébergement ou sous-traitance | Infrastructure déjà opérationnelle | Partagée, mais jamais supprimée |
Si vous prévoyez peu de sessions, déléguer une partie de la conformité peut être plus rationnel. Si le CPF devient le cœur de votre activité, internaliser progressivement les compétences peut renforcer votre maîtrise. Dans les deux cas, mieux vaut bâtir un cadre solide dès le départ : en matière de financement public, l’improvisation finit rarement en beauté.
