La sous-traitance CPF permet à un formateur indépendant d’exécuter une formation commercialisée sur Mon Compte Formation par un organisme référencé. Depuis le 1er avril 2024, ce fonctionnement obéit à des règles strictes : éligibilité du sous-traitant, contrat écrit, Qualiopi et contrôles. Voici les vérifications indispensables pour accepter une mission sans mettre votre activité en danger.
Qu’est-ce que la sous-traitance CPF ?
Le rôle du donneur d’ordre et du formateur sous-traitant
Le donneur d’ordre est l’organisme de formation qui publie l’offre sur la plateforme Mon Compte Formation et contracte avec le titulaire du CPF. Le sous-traitant est un professionnel juridiquement distinct auquel cet organisme confie tout ou partie de l’exécution pédagogique.
Concrètement, vous pouvez animer les séances, suivre les stagiaires et réaliser les évaluations, tandis que le donneur d’ordre gère l’inscription et la relation avec la Caisse des Dépôts. Vous facturez alors votre prestation à l’organisme, et non au bénéficiaire.
Cette organisation peut aussi être sécurisée dans le cadre d’une offre de sous-traitance CPF prenant en charge les aspects réglementaires et l’accès aux financements.
La différence entre sous-traitant, vacataire et formateur occasionnel
Un sous-traitant exerce en son nom, signe un contrat commercial et émet une facture. À l’inverse, un vacataire ou formateur occasionnel intervient sous l’autorité de l’organisme et reçoit une rémunération déclarée en paie. Son intervention n’est donc pas comptabilisée comme de la sous-traitance CPF.
| Intervenant | Relation | Rémunération |
|---|---|---|
| Sous-traitant | Contrat commercial | Facture |
| Vacataire ou occasionnel | Lien employeur-intervenant | Paie |
| Salarié permanent | Contrat de travail | Salaire |
La responsabilité finale de l’organisme référencé
Déléguer l’animation ne revient pas à déléguer la responsabilité. L’organisme référencé reste responsable de la conformité de l’offre, du parcours réellement délivré, du service fait et de la qualité pédagogique. Cette règle évite qu’une structure ne devienne une simple boîte aux lettres diffusant des formations qu’elle ne contrôle pas.
Quelles conditions doit remplir le sous-traitant ?
Justifier de compétences pédagogiques adaptées
Le donneur d’ordre doit vérifier vos compétences professionnelles et pédagogiques. Un CV seul peut être insuffisant : préparez vos diplômes, certifications, références, attestations d’expérience et exemples de supports. Pour enseigner Excel avancé, par exemple, l’expérience technique ne prouve pas à elle seule votre capacité à définir une progression, accompagner les apprenants et évaluer leurs acquis.
Disposer d’un NDA et déposer son BPF lorsque cela s’applique
Le numéro de déclaration d’activité, ou NDA, identifie un prestataire de formation auprès de l’administration. Si vous concluez des contrats ou conventions de formation professionnelle en votre nom, vous devez en principe déclarer votre activité dans les trois mois suivant le premier contrat.
Vous devez ensuite transmettre chaque année un bilan pédagogique et financier, appelé BPF, retraçant notamment votre activité de formation. L’absence de dépôt peut rendre la déclaration d’activité caduque. Le NDA n’est toutefois ni un agrément ni une preuve de qualité : il confirme l’enregistrement administratif de l’activité.
Ne pas être déréférencé de Mon Compte Formation
Un professionnel faisant l’objet d’une sanction de déréférencement ne peut pas contourner celle-ci en intervenant derrière un autre organisme. Le donneur d’ordre doit donc contrôler votre situation avant la mission. De votre côté, fournissez une attestation sincère et signalez immédiatement toute suspension ou procédure en cours.
Détenir l’habilitation requise pour préparer une certification
Lorsqu’une formation prépare à une certification du RNCP ou du Répertoire spécifique, le certificateur peut imposer une habilitation à former. Celle-ci est distincte de Qualiopi : Qualiopi évalue un processus qualité, tandis que l’habilitation autorise à préparer une certification déterminée.
Vérifiez le périmètre exact auprès du certificateur, notamment pour un bloc de compétences.
Qualiopi est-elle obligatoire en sous-traitance CPF ?
Le principe de la certification Qualiopi
Depuis l’entrée en application des nouvelles règles le 1er avril 2024, un sous-traitant réalisant une action financée par le CPF doit en principe détenir sa propre certification Qualiopi pour la catégorie d’action concernée. La certification du donneur d’ordre ne se prête pas comme un parapluie.
Notre guide sur Qualiopi pour les sous-traitants détaille cette articulation.
L’exception applicable à certains micro-entrepreneurs
Une exception concerne les sous-traitants relevant du régime micro-social et dont le chiffre d’affaires reste sous le plafond réglementaire applicable. Cette dispense porte sur Qualiopi, pas sur les autres exigences : compétences, NDA lorsqu’il est requis, habilitation éventuelle, contrat et interdiction de sous-traiter en cascade demeurent.
Le seuil annuel de 77 700 euros de chiffre d’affaires hors taxes
Le seuil retenu pour les prestations de services est de 77 700 € de chiffre d’affaires annuel hors taxes. Il faut examiner votre chiffre d’affaires global pertinent, et non uniquement les sommes facturées pour une mission CPF. Un dépassement peut modifier votre éligibilité à l’exception ; contrôlez donc le seuil applicable à l’année concernée, car les plafonds fiscaux peuvent être révisés.
Les justificatifs à transmettre au donneur d’ordre
Le donneur d’ordre doit disposer de preuves actualisées pour démontrer ses contrôles. Selon votre situation, il pourra demander :
- votre certificat Qualiopi et son annexe précisant la catégorie certifiée ;
- votre attestation de régime micro-social et une déclaration de chiffre d’affaires si vous invoquez l’exception ;
- votre NDA, votre dernier BPF et un avis de situation SIRENE ;
- vos justificatifs de compétences et l’habilitation du certificateur.
Si vous ne souhaitez pas porter seul l’ensemble de ces démarches, le portage CPF permet de développer une activité de formation finançable dans un cadre administratif et réglementaire structuré.
Que doit contenir le contrat de sous-traitance ?
Les objectifs, le contenu et la durée de la formation
Le contrat doit être signé avant l’intervention et identifier précisément la mission : intitulé, objectifs professionnels, programme, certification préparée, public, prérequis, dates, durée et lieu. Les formules vagues telles que « animation selon les besoins » sont risquées, car elles ne permettent pas de comparer la prestation commandée avec le service réellement effectué.
Les moyens pédagogiques, le suivi et l’évaluation
Le document précise les modalités pédagogiques (présentiel, classe virtuelle ou asynchrone), les outils utilisés, l’accompagnement, le suivi de l’assiduité et les évaluations. Il doit également répartir les tâches : convocations, assistance technique, corrections, relances, attestations et transmission des preuves.
Le prix, la facturation et les modalités de paiement
Indiquez un prix hors taxes, la TVA applicable, l’échéancier et les conditions de règlement. Précisez aussi le traitement des annulations, abandons et heures non réalisées. Une clause conditionnant tout paiement au versement du financeur doit être lue avec prudence : elle reporte une part importante du risque de trésorerie sur le formateur.
Les engagements de conformité et les pièces justificatives
Le contrat doit imposer le respect des règles CPF, des exigences du certificateur, de la protection des données et de l’interdiction de sous-traitance en cascade. Il peut prévoir l’actualisation périodique des pièces ainsi qu’un droit d’audit. En revanche, ne signez jamais une déclaration que vous ne pouvez pas documenter : en cas de contrôle, une promesse ne remplace pas une preuve.
Quelles obligations pèsent sur le donneur d’ordre ?
Sélectionner et contrôler les sous-traitants
L’organisme doit procéder à une sélection réelle, puis à un contrôle continu. Il vérifie l’identité, les compétences, le statut, Qualiopi ou l’exception invoquée, le NDA et les habilitations. Cette vigilance doit être renouvelée, car un certificat peut expirer et une habilitation être retirée en cours de collaboration.
Déclarer le recours à la sous-traitance
Le donneur d’ordre doit déclarer son recours à la sous-traitance selon les modalités prévues dans l’environnement Mon Compte Formation et être capable d’identifier chaque intervenant. La traçabilité permet à la Caisse des Dépôts de rapprocher l’offre publiée, le contrat et l’identité du professionnel ayant réellement délivré la formation.
Réaliser directement au moins 20 % du chiffre d’affaires CPF
Depuis le 1er avril 2024, l’organisme référencé doit réaliser directement au moins 20 % de son chiffre d’affaires issu de Mon Compte Formation. La part sous-traitée est donc plafonnée à 80 %. Par exemple, pour 100 000 € de chiffre d’affaires CPF, l’organisme doit en exécuter directement au moins 20 000 €.
Rester responsable de la qualité de la formation
Le donneur d’ordre doit contrôler l’assiduité, les évaluations, les réclamations et la conformité du parcours. Il ne peut pas répondre à un contrôle en indiquant simplement que « le formateur s’en occupait ». C’est pourquoi il vous demandera des feuilles d’émargement, journaux de connexion, productions et comptes rendus pédagogiques.
Quelles pratiques sont interdites en sous-traitance CPF ?
La sous-traitance en cascade
Le sous-traitant ne peut pas confier à son tour la mission CPF à un troisième prestataire. Cette sous-traitance en cascade brouille la traçabilité et empêche le donneur d’ordre de contrôler l’intervenant réel. Si vous êtes indisponible, obtenez une modification formelle du dispositif plutôt que d’envoyer un remplaçant de votre propre initiative.
Le recours à un intervenant non éligible
Un tarif attractif ou une expertise métier reconnue ne suffit pas. Recourir à un professionnel sans compétence démontrée, sans NDA lorsqu’il s’impose, déréférencé ou non conforme à l’exigence Qualiopi expose toute l’opération. Le contrôle d’éligibilité doit donc précéder la première séance, et non intervenir une fois la facture émise.
Le prêt de certification Qualiopi ou d’habilitation
Qualiopi certifie une entité juridique et un périmètre d’activité précis. De même, une habilitation appartient à la structure ou à la personne désignée par le certificateur. Utiliser le certificat ou l’habilitation d’un tiers sans cadre autorisé constitue un contournement.
Pour distinguer les solutions légales, consultez les modalités du portage Qualiopi.
Les informations trompeuses sur Mon Compte Formation
L’offre publiée doit correspondre au parcours réel : durée, prix, prérequis, objectifs, certification et identité de l’organisme. Il est interdit d’afficher une certification qui ne sera pas préparée, de gonfler artificiellement la durée ou de dissimuler la sous-traitance.
Ces écarts affectent le consentement du bénéficiaire et la justification du financement public.
Quels sont les contrôles et les risques encourus ?
Les contrôles de la Caisse des Dépôts et du donneur d’ordre
La Caisse des Dépôts, gestionnaire de Mon Compte Formation, peut effectuer des contrôles sur pièces ou approfondis. Elle peut demander le contrat, les justificatifs du sous-traitant, les preuves d’assiduité, les évaluations et les factures. Le donneur d’ordre réalise également ses propres audits, puisqu’il supporte le risque principal.
La suspension ou le déréférencement du catalogue CPF
Une anomalie peut conduire à la suspension d’une offre ou, selon sa gravité et sa répétition, au déréférencement de l’organisme. Cette sanction coupe l’accès au marché CPF et peut affecter les sessions déjà programmées. Le sous-traitant fautif peut aussi devenir inéligible à de futures missions.
Le remboursement des sommes indûment perçues
Si le service n’a pas été réalisé conformément à l’offre ou ne peut pas être prouvé, la Caisse des Dépôts peut réclamer le remboursement des sommes versées. Le contrat commercial peut ensuite permettre au donneur d’ordre de se retourner contre le sous-traitant lorsque le manquement lui est imputable.
La résiliation de la mission et les autres sanctions
Les conséquences peuvent inclure la résiliation du contrat, le non-paiement d’une prestation non conforme, une demande de dommages et intérêts ou le signalement aux autorités compétentes. En cas de fraude, des sanctions administratives, civiles ou pénales peuvent s’ajouter.
Autrement dit, mieux vaut verrouiller le dossier avant le départ que réparer les dégâts ensuite.
La checklist avant d’accepter une mission CPF
Vérifier son statut, son NDA et sa situation Qualiopi
Commencez par identifier votre cadre d’intervention : entreprise, micro-entreprise, portage ou rémunération occasionnelle. Contrôlez ensuite la validité de votre NDA, le dépôt du BPF et votre certification Qualiopi. Si vous invoquez l’exception micro-sociale, documentez votre chiffre d’affaires et sa conformité au seuil applicable.
Contrôler l’habilitation liée à la certification visée
Demandez le code RNCP ou RS, le nom du certificateur et les règles d’habilitation. Vérifiez également si l’autorisation couvre la préparation, l’organisation des épreuves ou seulement l’animation. Ces rôles ne sont pas interchangeables et le contrat doit reprendre le périmètre réellement autorisé.
Faire préciser le périmètre exact de la prestation
Avant de chiffrer votre mission, faites préciser les séances, le nombre de stagiaires, les corrections, le tutorat, les jurys et les tâches administratives. Une heure de classe virtuelle peut entraîner 30 à 60 minutes supplémentaires de préparation et de suivi ; les oublier revient à sous-évaluer votre charge réelle.
Signer le contrat avant le début de la formation
N’intervenez pas sur la base d’un simple échange d’e-mails. Un contrat écrit et signé protège les deux parties et matérialise les contrôles imposés par la réglementation. Pour exercer sans créer immédiatement votre propre organisme, le statut d’entrepreneur CPF peut offrir un cadre adapté à votre projet.
Conserver les preuves pédagogiques et administratives
Constituez un dossier par session et conservez notamment :
- le contrat, le programme, les convocations et les justificatifs d’identité professionnelle ;
- les émargements ou journaux de connexion horodatés ;
- les évaluations initiales, intermédiaires et finales ;
- les échanges de suivi, travaux remis, attestations et factures.
Ces pièces forment le fil d’Ariane de votre intervention. Elles démontrent qui a réalisé la formation, à quelles dates, avec quels moyens et pour quels résultats. Dans la sous-traitance CPF, une prestation bien menée doit aussi être parfaitement traçable.
